1.客户询盘:一般客户在下perchase order之前,都会有相关的order inquiry给业务部,做一些细节的了解。 2.报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货日期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma invoice 给客户作正式报价。 3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单 P.O。 4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。 5.业务审批:业务部收到订单后,首先作成业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批须附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要有业务员签名,部门经理审批,在交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款或佣金等条款,要经公司总经理审批才行。合同审批后,制成销售订单,交给部门进成员跟进。 6.下达生产通知:业务部在确定交货期限后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产。 6.1如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前一个月确认L/C已收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,以及其他可能的问题。如有问题,应立即请客人该证。 6.2如果是T/T付款的客户,要确认定已经到帐。 6.3如果是方帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,须经理确认。 7.验货: 7.1在交货期前一周,要通知公司验货员验货。 7.2如果客人要自己或***验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3如果客户***由第三方验货公司或***行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期恰男排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8.制备基本文件:工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业***,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员。) 9.商检:如果是***法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,***等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货之前拿到商检换证凭单/条。 10.租船定仓 10.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会***运输代理公司或船公司。应尽早跟货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂的交货能否早于开船期至少一周时间,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORFER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如果客人不同意时要另选客人认可得船公司。开船前两周书面定舱,内容同上。 10.3如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货舱位。拿到入舱纸时,还要了解截关时间,入舱报关要求,等等。 10.4向运输公司定舱时,一定要传真一份书面定仓纸,注明所订船期,柜型及数量,目的港等内容,以免差错。 11.安排拖柜 11.1货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜.拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签订协议长期合作以确保安全及准时.要给拖车公司传真以下资料:定舱确认书/放柜纸,船公司,定舱号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等.如果有装船公司看装柜,要专门声明,不能晚到.并传真一份上柜资料,列明柜号,车排号,司机及联系电话等. 11.2传真一份装车资料给工厂,列名上柜时间,柜型,定舱号,订单号,车牌号等. 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知书给业务部,列名货柜号,装货时间,实际装货数量等,并计装箱号码和封条号码作为提单的资料.要求工厂装柜后一定要记住上封条. 12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间(船截关前).委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定舱号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型,及数量,本公司的联系人和电话等. 13.获得运输文件
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