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  ·写邮件常犯的7个错误

  写电子邮件是一种有技巧的交流方式,很多人会犯错误。写电子邮件你会犯这7个错误吗?万国商业网希望本文能够帮助你避免犯同类的错误。

  1、使用非描述性主题

  开始进行一个平常的交谈时使用“hi”可能会很好。但是,当我们讨论写电子邮件和信件主题时,一个略微更具描述性的主题是有用的。它能够快速传达你的邮件的信息,并且能够在你的收件人的多达上百个主题的邮件中脱颖而出。

  2、啰嗦,东拉西扯

  很容易掉进这样一个陷阱,你很想多讨论关于你的问题、麻烦、新产品等。心想这是很不错和有趣的事情,为什么不说呢?问题是人们会有许多许多的邮件,可能是每天几十封甚至上百封。如果你不能快速直达主题,对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此,迅速切入主题。

  3、没能适当解释

  很容易认定人们和你知道的一样多,而且认为有些事情是显而易见的。但事实并非如此。你不能写太长和离题的邮件,但你也不能把它写的太短。如果你有事情需要解释,那么就该尽可能简单地清楚解释它。一定要让你的邮件是直达主题。

  4、格式太正规

  正规格式有时是有用的,而有些时候不太正规同样有用。

  一封电子邮件常常是建立和发展某些关系的一种途径。为了达到这个目的,必须带进感情因素。你想和你的读者建立情感纽带,也并不是意味着你就应该过分感情化。

  只是试着以一种轻松的语气来写邮件。这种语气就如同你如果在现实生活中遇到一个人进行的一次轻松的交谈。写出来有点像你在说话。那么你的邮件就具有交谈的语气。你们两人之间的联系也会常常友好而且更加自然。怎么以交谈的语气来写信呢?在你写信时放松,你的语气也会放松。如果你感觉紧张或者忧虑,试着做些深呼吸或者到屋外新鲜空气里休息一会。

  5、联系方式杂乱无章

  你把你所有联系方式的必要信息都写进去了吗?你的电话或传真是多少?你什么时候能够接电话?最快可能联系到你的方式是什么?最后,不要忘了多次检查你的地址信息和网站、电话等的数字正确与否。

  6、首先考虑使用电子邮件

  当电话和面对面交流更好时,如果你使用电子邮件,会有存在误会的危险。因为电子邮件中没有身体语言或者声音语调来传达你的神韵和情感。情感只能走到此为止。如果你带来了可能情感化的话题,考虑使用电话或者会议来代替电子邮件。没必要去制造完全不需要的冲突。

  7、在发送之前没花额外的时间通读你的邮件

  可能会有打字错误、拼写错误或者甚至你想到要写的事情给忘记写了。此外,仔细检查邮件中你的联系方式。不要忘记把你的附件附上。

[2011年 1月24日 14 : 55]      评论:[0] | 浏览:[2276]
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