时间管理 (Getting Things Done)[by gasolin]

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      由于主题讨论GTD, 将经常引用到此书内容:搞定！－2分钟轻松管理工作 与生活 (Getting Things Done)

时间管理 
　　人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。
　　这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD，这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
　　GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
　　重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

　　时间管理是什么 

　　●将事情整理得有条有理的方法。
　　　如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。 
　　●将事项组织化
　　　将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。 
　　●将任务化成工作清单
　　　将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的***事项清单，***地完成工作。

       工作流程 
      基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的(如三层文件匣)，也需要计想法事件的(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。

     NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的，并非是不同的分类

      当杂事进来，你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION，
      下一步行动又有以下几种
      规划任务(也是一种下一步行动)
      执行任务事项(多步骤的下一步行动)
      执行单一下一步行动

      所以所有的事都有下一步行动了，所有的下一步行动现在要再做进一步分类， 你现在有时间时，两分钟内的事就立刻完成，无法两分钟内完成的又分为三种
      一 .等待清单，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)
      二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)
      三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。

          ●1.收集 (Collecting)
将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要实体的如三层文件匣，也需要计想法事件的如小记事本or PDA，这是所谓的收集。

          ●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理，我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，
例如一天一次或一天数次，GTD书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来，分门别类一下(如垃圾参考资料 孵化资料 任务 计画中的任务列在行事历的事件 授权给他人处理的事件 下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)

　　　　这一个表在GTD那一本书有里面有。
　　　　流程图

 　　　　●3. 组织 (Organizing)
　　　　　第三步要组织，其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。
　　　　　　档案系统 
　　　　　　　档案系统:需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，
也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。
如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。

　　　　　　工作清单 
　　　　　　　　基本上分任务清单，下一步行动清单，等待清单，未来／某一天清单
　　　　　　　　下一步清单 

　　　　　　　　　　　先说下一步清单基本上这是重要的清单，当你下一步清单超过五拾个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以要分类。
　　　　　　　　　　　目前分类的方式主要是采已地点为主如家中，工作地点，外出，电脑前，电话旁等。如此你的工作效率会***提升。

　　　　　　　　　任务清单 

　　　　　　　　　　　此部分列出目前进行中任务，可以用MEMO, Bonsai, Projects等软体另行列出等待清单:你授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。
　　　　　　　　　未来／某一天清单 

　　　　　　　　　　　你想到的点子，未来才要实现的计画等。
　　　　4. 回顾 (Revi***g) 与检讨 (Checking)
　　　　第四部是要检讨，也就是WEEKLY REVIEW 这部分是一周一次通常我会在一天的开始，中途及结束作一次 Check (or review)，如果事情没有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或***，让他各有所属，完成者则让他隐藏，这样万一某天没 check 时，还可以日后很快检视出来，也就是一天过去之后，我的行事历通常都是空白，好像把桌上的公文清空一样，很有成就感。(6) check 后，接回 (2) 继续整理，这样比较符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品质管理循环。 
　　　　Weekly Review就要花很久(起码两三个小时)，我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外，我还一并要作任务的计画(PLAN)，所以在MEMO中思考，规划，花了不少时间，我估计在两周左右，WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来，因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考)，所以会花很多时间。因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更***，但如果你是工作狂，
你每天花在工作的不会较少，只是做出来的品质较精致。 

　　　　5. 执行 (Doing)
 

本文章2005-08-26 15:17:59由tonyyu进行编辑!!