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  ·Getting Things Done ( 转 载 )

时间管理 (Getting Things Done)[by gasolin]

  由gasolin整理, 所有引用的软体, 图片, 书籍, 厂商名称分别为各个公司, 个人所有,转录时请注明出处。
      由于主题讨论GTD, 将经常引用到此书内容:搞定!-2分钟轻松管理工作 与生活 (Getting Things Done)

时间管理 
  人的记忆和注意力集中是很有限的,没法同时记着很多事情,做很多事情。
如果没有工具和方法的帮助,可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好,不重要的事情做了一堆(而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件,进入恶性循环)。
  这样几次之后,你知道要记住重要的事情,可是平时注意力很容易转移,心里又惦记着还有什么事情,不要不小心忘了...另外,正是因为我们的资源往往不够,才需要GTD,这种情况下就要有取舍,没有条理,就很容易把有限的资源做了不合理的分配。
  GTD会给你催促自己赶快完成的印象,也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点,其实这样正是为了快点解决(或者前进一步,然后放到以后的计划里),从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。
  重要的事情不会忘的,等到后果出现的时候自然也回想起来,关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。

  时间管理是什么 

  ●将事情整理得有条有理的方法。
   如何把主管交办事项,自己想到的念头,一些值得参考的事项,整理的有条有理的方法。 
  ●将事项组织化
   将这些事项组织化,化成一个个的任务,让你一目了然。 
  ●将任务化成工作清单
   将任务化成一张张的工作清单,并让你在任何场合都有一份合适的代办事项清单,有效率地完成工作。

       工作流程 
      基本上GTD的概念是将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的(如三层文件匣),也需要计想法事件的(如小记事本or PDA)这是所谓的收集。

     NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的,并非是不同的分类

      当杂事进来,你先初步分为可以行动和不可以行动两种,可以行动的就是下一步动作NEXT ACTION,
      下一步行动又有以下几种
      规划任务(也是一种下一步行动)
      执行任务事项(多步骤的下一步行动)
      执行单一下一步行动

      所以所有的事都有下一步行动了,所有的下一步行动现在要再做进一步分类, 你现在有时间时,两分钟内的事就立刻完成,无法两分钟内完成的又分为三种
      一 .等待清单,这件事要委托他人完成,所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱,叫你的下属完成某件企划案)
      二 .Claendar 这件事情需要在特定的时间或日期去做,此时要将这件是放在DATEBOOK或行事历中纪录下来。(如参加婚礼,和朋友约会,开会时间)
      三 .下一步活动清单 不能在两分钟内完成,不能授权出去,并非要在特定时间下完成,此时才是列入所谓下一步行动清单。此时我会用PALM的TO DO来放置。

          ●1.收集 (Collecting)
将所有的事放在一个合适的收件匣(老板交办事项,自己想到的点子,今天收到的喜帖等),收件匣需要实体的如三层文件匣,也需要计想法事件的如小记事本or PDA,这是所谓的收集。

          ●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理,我们收集到一个程度,就需要做某程度的整理工作,
例如一天一次或一天数次,GTD书上说要让自己不感到心慌,可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。这时你把收件匣的东西拿出来,分门别类一下(如垃圾参考资料 孵化资料 任务 计画中的任务列在行事历的事件 授权给他人处理的事件 下一步行动=>存到一个可以提醒你的系统两分钟内的行动=>立即执行)

    这一个表在GTD那一本书有里面有。
    流程图


     ●3. 组织 (Organizing)
     第三步要组织,其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念。
      档案系统 
       档案系统:需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统,我有一个一每日每月收藏档案的系统,
也有一个依资料不同收藏资料的档案系统,电脑资料系统可以搜寻,但要有备份。
如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。

      工作清单 
        基本上分任务清单,下一步行动清单,等待清单,未来/某一天清单
        下一步清单 

           先说下一步清单基本上这是重要的清单,当你下一步清单超过五拾个时,你就不能用一张清单列出来,这样会看不出哪件事要先做,所以要分类。
           目前分类的方式主要是采已地点为主如家中,工作地点,外出,电脑前,电话旁等。如此你的工作效率会大大提升。

         任务清单 

           此部分列出目前进行中任务,可以用MEMO, Bonsai, Projects等软体另行列出等待清单:你授权给人做时,要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度。
         未来/某一天清单 

           你想到的点子,未来才要实现的计画等。
    4. 回顾 (Reviewing) 与检讨 (Checking)
    第四部是要检讨,也就是WEEKLY REVIEW 这部分是一周一次通常我会在一天的开始,中途及结束作一次 Check (or review),如果事情没有完成,就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期,或删除,让他各有所属,完成者则让他隐藏,这样万一某天没 check 时,还可以日后很快检视出来,也就是一天过去之后,我的行事历通常都是空白,好像把桌上的公文清空一样,很有成就感。(6) check 后,接回 (2) 继续整理,这样比较符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品质管理循环。 
    Weekly Review就要花很久(起码两三个小时),我想这是因为我的任务清单中除了任务的名称外,我还一并要作任务的计画(PLAN),所以在MEMO中思考,规划,花了不少时间,我估计在两周左右,WEEKLY REVIEW应该可以只花约两小时(含任务的规划)。但我觉得时间省不大下来,因为我还一并会作工作规划(作公司一些企划案的思考),所以会花很多时间。因为你本来在做企划案时也要花非常久的时间。用GTD会让你将花的时间更有效率,但如果你是工作狂,
你每天花在工作的不会较少,只是做出来的品质较精致。 

    5. 执行 (Doing)
 
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本文章2005-08-26 15:17:59由tonyyu进行编辑!!

[2005年 8月26日 15 : 18]      评论:[0] | 浏览:[2301]
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