Export-Import Quotations 

In exporting, the terms quote, offer sheet and price sheet may be used instead of quotation. The basic information that an export quotation should have includes a description of goods, trade terms (e.g. FOB, CFR or CIF), unit price, packing, means of delivery (e.g. ocean or air), delivery time, and payment terms. No strict form is used in the quotation. Using the company letterhead for a general quotation is quite common.

Units of Measurement 

Most countries have officially adopted the metric units (e.g. kilogram, meter, liter, and cubic meter) of measurement. The Imperial units (e.g. pound, foot, gallon, and cubic foot) and some local units are still in use in some countries, besides the metric system. 
A unit of measurement like the ton may refer to the metric ton (2204.6 lbs. or 1000 kgs.), short ton (2000 lbs. or 907 kgs.), or long ton (2240 lbs. or 1016 kgs.). The exporter must clearly indicate the proper unit used in the quotation and contract.

Please see Conversion Factors - Units of Measurement for the other units of measurement.

The Preferred Terms of Import Quotation 

The preferred terms of import quotation, in the ocean freight, of some of the selected importing countries (areas) of the world are as follows:

COUNTRY TERMS 
  Argentina CIF, FOB, CFR   
Australia FOB 
Austria CIF, CFR 
Belgium CIF 
Brazil CFR, CIF 
Canada FOB 
Chile FOB, CFR 
China FOB, FAS 
     - Hong Kong CIF 
Czech Republic FOB 
Denmark CIF 
Egypt CFR 
Finland CIF 
France CIF 
Germany CIF 
Greece CIF 
Hungary FOB 
India CIF, FOB 
Indonesia CIF 
Ireland CIF 
Israel CIF, FOB, CFR 
Italy CIF 
Japan CIF, FOB, CFR 
Korea, South CIF 
Malaysia CIF 
Mexico FOB 
Netherlands CIF 
New Zealand FOB 
Norway CIF 
Pakistan CFR 
Peru CIF, FOB, CFR 
Philippines CFR 
Poland FOB 
Portugal CIF 
Russian Federation FOB 
Saudi Arabia CIF, CFR 
Singapore CIF 
South Africa CIF, FOB 
Spain CIF 
Sweden CIF 
Switzerland CIF 
Taiwan CFR 
Thailand CIF, CFR 
Turkey CIF 
United Arab Emirates   CIF, CFR 
United Kingdom CIF 
USA FOB 
Venezuela CIF, FOB, CFR 

Importers may request for trade terms not listed above. In practice, importers usually specify the terms of import quotation.

The import duty is often based on FOB or CIF value. Some countries may require itemized charges on the CIF term, that is, showing on the invoice the FOB value, insurance and freight, and may further require the cost of packing material and labor.

Some countries may require that the import and/or export shipments be insured with their national insurance companies.

Commission Included in the Quotation 

When selling through an agent, the commission may be included in the quoted price. The commission may be reflected using '&C' {+ the percentage rate of commission} or 'C' {+ the percentage rate of commission} after the trade term. For example, CIF&C5 Bangkok (or CIFC5 Bangkok) means that the quoted price includes a 5% commission.