国际贸易涉及多种文件，例如商业文件、财务文件、运输单据、保险文件及其他与国际贸易有关的文件。在处理付运的出口货品时，可签订多达四种合约：出口销售合约、运输合约、财务合约、货物保险合约。因此，必须认识各种文件的功能及其在国际贸易中的用途。
A.商业文件
文件 功用 负责拟备文件者
报价单Quotation 这是售货的报价，应清楚说明价钱、品质详情、货品数量、贸易条款、交货条件、付款方式。 出口商
销售合约(见附录三)SalesContract 这是买方与卖方之间的合约，订明交易细则，具法律约束力，因此在签署前***先征询法律意见。 出口商及进口商
估价***ProFormaInvoice 这是货物付运时由供应商提供的***，作用是通知买家即将付运商品的种类、数量、价值及进口规格（重量、大小及类似的特点）。估价***不是用来要求买方付款的，但可用于申请进口证、安排外汇或其他财务安排。 出口商
商业***CommercialInvoice 这是出口商要求进口商根据销售合约支付货款的正式文件。商业***应说明所售货品的详情、付款方式及贸易条款。商业***也在货品清关时使用，有时供进口商安排外汇时使用。 出口商
装箱单PackingList 详列付运货品装箱资料的文件。 出口商
检验证明书InspectionCertificate 由******人（检验公司）或出口商就买方或有关***要求的付运货品规格（包括品质、数量及／或价钱等）发出的报告。 检验公司或出口商
保险单／保险证明书,分保单InsurancePolicy/Certificate 保险单是证明付运货品已投保的保险文件，详述有关保险额的资料。保险证明书证明付运货品已受保于某一开口保单，保障货品在付运途中免受损失或损害。 保险公司／保险代理商／保险经纪
产品测试证明书ProductTestingCertificate 这是证明产品在品质、安全、规格等各方面均符合国际或个别***技术标准的证明书。 获认可的实验所
卫生证明书HealthCertificate 这是在出口农产品或食品时，由主管***发出的文件，证明农产品或食品符合出口国的有关法例，以及在付运前检验时完整无损、适合人食用。 出口商
植物检疫证PhytosanitaryCertificate 国际间通常规定进口的植物或种植物料须附有出口国发出的植物检疫证，证明付运货品大致上没有疾病或害虫，并符合进口国现行的植物检疫规例。在香港应向渔农处申请植物检疫证。 出口商
熏蒸***FumigationCertificate 这是虫害防治证明书，证明有关产品已经过获认可的熏蒸服务商所提供的检疫及付运前熏蒸程序。美国、加拿大和英国的海关都要求来自香港及中国大陆的实木包装材料附有熏蒸***。 出口商
暂时过境证ATACarnet 这是国际海关文件，用来申请将货品（如国际交易会的展品、货办及专业设备）暂时运进《暂时过境证海关公约》的缔约国时免缴关税。 出口商
领事***ConsularInvoice 这是有些***要求的文件，载明付运货品的详情，例如托运人、收货人、价值说明等。这文件由驻外国领事馆人员签署证明，供该国海关人员核实付运货品的价值、数量及性质。 出口商

B.运输单据
文 件 功 用 负责拟备文者
付货通知单（俗称「落货纸」或出仓纸）(S/O)ShipperOrder 这是说明货物详情及付货人各项要求的文件，是拟备其他运输单据（如提单、空运提单等）所需的基本文件。 付货人／运输公司
码头收货单或大副收据　(D/R)DockReceiptorMate'sReceipt 这是确定码头／货仓已收妥待运货物的收据。码头收货单是拟备提单所需的文件，但不是处理付款事宜时按法律规定必须具备的文件。 航运公司
提单(B/L)BillofLading 这是货品拥有人与运输公司之间的合约。顾客通常需要提单的正本，以证明货品属他所有，有权提取货品。提单分两种：不可转让的直接提单，以及可转让或付货人指示提单（亦是所有权证明文件），后者可在货物过境时买卖或交易，以及用于多种融资交易。 航运公司
运输商提单(拼箱提单)HouseBillofLading(Groupage) 这是由货运代理商发出的提单，很多时都不是所有权证明文件。付货人如选用运输商提单，应在采用信贷服务前向银行说明是否可接纳作信用证用途。与个别托运相比，拼箱提单的优点包括包装较少、保费较低、过境较快、损失风险及费用较低。 货运代理行
海运提单SeaWaybill 这是货物收据，内含付货人与航运公司之间的运输合约。海运提单是不可转让的文件，并非所有权证明文件。 航运公司
空运提单(AWB)AirWaybill 这是用于空运货物的一种运货单。空运提单说明运输的条件，作为交付货品的收据，但不是所有权证明文件或可转让的文件。 航空公司
运输商空运提单(HAWB)HouseAirWaybill 这是空运代理行发出的空运托运单，提供货物说明及纪录，但并非所有权证明文件。 货运代理行
货运担保ShippingGuarantee 这是通常由航运公司预先印备的表格，由进口商银行向航运公司担保交还运输文件正本，顾客便可凭这文件提货，而不必出示提单正本。这文件通常与信托收据一并使用，以保障银行对货物的控制权。 进口商银行／航运公司
装箱单PackingList(sometimesaspackingnote) 列出运输所需的资料，例如***、买方、收货人、原产地、航班日期、装货港口／机场、卸货港口／机场、交货地点、装运标志／货柜编号、货品重量／体积，以及全部有关货品的详情，包括装箱资料。 付货人

C.财务文件
文件 功用 负责拟备文件者
跟单信用证(D/C)DocumentaryCredi 这是按买方要求开立的银行文件，证明开证银行向卖方***，只要符合跟单信用证所列的具体要求，便会支付某一金额。 开证银行根据进口商的申请
备用信用证StandbyCredit 客户与其银行作出的安排，使客户享有在该银行兑现某一金额内的支票的便利。或出口商与入口商的安排，承诺若然完成不了合约内容，出口商需要赔偿入口商部份损失。这又叫履约保***。通常用于大宗的交易如原油、肥料、鱼苗、糖及尿素等。 出口商/出口商银行
托收指令CollectionInstruction 这是出口商向其银行发出的指示，授权银行根据合约条款代出口商收款。 出口商
汇票(B/E)BillofExchange,orDraft(B/E) 这是无条件的书面指示。出口商在该指示中要求进口商即时或在未来日期支付某一金额给抬头人或持票人。 出口商
信托收据(T/R)TrustReceipt 银行凭这文件向买方发放货品（货品仍属银行所有）。买方取得货品后，必须将货品与本身其他资产分别开来，随时准备银行收回。 进口商
本票PromissoryNote 这是可转让的财务文件，证明海外买方须付款给持票人。 进口商

D.***文件 
文件 功用 负责拟备文件者
产地来源证CertificateofOrigin 这是证明货品制造地点、性质／数量／价值的证明书。 工业贸易署及五个贸易机构
普 及 特 惠 税 制 度 产 地 来 源 证 表 格 甲 （ 即 特 惠 税 证 ） Certificate of Origin Generalised Systems of Preferences (GSP) Form A (or as Form A) 这文件证明出口国产品根据普及特惠税供给国的普及特惠税制度享有进口税优惠（减税或免税）。一般来说，货品必须同时符合受惠国的产地规则与供给国普及特惠税制度的产地标准，才可获发表格甲。香港目前是加拿大及挪威普及特惠税制度下的受惠者。而中国则是澳洲、欧盟、加拿大、捷克、日本、波兰、俄罗斯、斯洛伐克等国的普及特惠税受惠者。 同上
进出口报关单Import/ExportDeclaration 这是在货物进出港口时向海关关长递交的报关声明书，用于申报货品的详情，包括付运货品的性质、目的国、出口国等，其主要作用是汇编贸易统计资料。 出口商／进口商
进出口证Import/ExportLicence 这是由有关***部门签发的文件，授权某些受管制货品进口及出口。 工业贸易署、香港海关、渔护处等
国际进口证(IIC)InternationalImportCertificate 这是目的地***签发的声明，证明进口的战略物品会在***的***出售。香港只为符合出口国的规定而发出国际进口证。 工业贸易署
货物抵境证明书(DVC)DeliveryVerificationCertificate 这是由目的地***签发的声明，证明***的战略物品已抵达指明的***。香港只为符合出口国的规定而发出货物抵境证明书。 工业贸易署
卸货证明书LandingCertificate 这是目的地***签发的声明，证明***的商品已抵达指明的***。香港的卸货证明书由***统计处签发。申请时需提交下列文件：进口报关单及收据、提单、海运提单及舱单、供应商***，以及装箱单（若有）。 ***统计处
海关***CustomsInvoice 这是进口国海关***的文件，说明货品的售价、运费、保险、包装资料、付款方式等，以便海关估价。 出口商

常用的付款方法
   国际贸易中有四种常用的付款方法。这四种方法按照对出口商的有利程度排列依次是预付现金、跟单信用证、跟单托收及赊帐。 A.预付现金货品付运前，进口商先向出口商支付全部货款。这付款方法通常用于小额交易或订造货品。 B.跟单信用证(D/C)这是买方要求银行（开证银行）签发的文件，证明银行承诺在卖方符合跟单信用证具体规定的情况下，向卖方支付***金额。 *依据所需信用条款及受益人的选择步骤 程序 涉及人士
1. 确认销售合约及交易条款（特别是付款方式）。 出口商及进口商
2. 进口商向开证银行申请开立以出口商为受益人的跟单信用证。 进口商及开证银行
3. 申请一经批核，开证银行便会开立一份以出口商为受益人的信用证，送交通知银行。 开证银行
4. 开证银行透过通知银行通知出口商已开立跟单信用证。 开证银行／通知银行
5. 将货品付运。 出口商
6. 货品付运后，出口商拟备出口文件，透过托收银行交给开证银行。（在很多情况下，出口商可透过其他银行交付文件，不一定需要透过通知银行） 出口商及通知银行
7. 出口商可与通知银行洽谈议付出口汇票及文件事宜，通知银行转而担任议付银行的角色。议付银行更负责为收证公司查核文件与信用证。（如不需议付过程，通知银行转而担任托收银行的角色） 议付银行
8. 议付银行负责将文件送交开证银行，并向其索回所议付之金额。 议付银行
9. 开证银行审核出口商透过议付银行提交的文件，在核实与规定完全一致后，便向议付银行付款。 开证银行
10. 开证银行在收到款项或信托收据后向进口商发放文件，以便进口商提货。 开证银行
C.跟单托收出口商如要在收款前或获得付款的承诺前保留对货品的控制权，可安排跟单托收。这种采用汇票的付款方式在国际贸易中十分普遍。1.付款交单(D/P)出口商透过托收银行，指示代收银行在收款后向进口商发放所有权及其他货运文件。 步骤 程序 涉及人士
1. 确认销售合约及交易条款（特别是付款方式）。 出口商及进口商
2. 出口商将货品运给进口商。 出口商
3. 出口商向托收银行提交所需文件，包括汇票及运输单据，要求付款。 出口商
4. 托收银行将文件送交进口商所在***的代收银行。 托收银行
5. 代收银行向进口商提出示文件，要求付款。 代收银行
6. 进口商向代收银行付款，以取得提货文件。 进口商
7. 代收银行将款项送交托收银行。 代收银行
8. 托收银行付款给出口商。 托收银行
2.承兑交单(D/A)出口商透过托收银行，指示代收银行在进口商承兑汇票后发放所有权及其他货运文件。 步骤 程序 涉及人士
1. 确认销售合约及交易条款（特别是付款方式）。 出口商及进口商
2. 出口商将货品运给进口商。 出口商
3. 出口商向托收银行提交所需文件，包括汇票及运输单据，要求承兑及付款。 出口商
4. 托收银行将文件送交进口商所在***的代收银行。 托收银行
5. 代收银行向进口商提出示文件，要求承兑汇票。 代收银行
6. 进口商承兑汇票，以取得提货文件。 进口商
7. 代收银行保留汇票至到期日买方付款为止，然后将款项送交托收银行。 代收银行
8. 托收银行付款给出口商。 托收银行
D.赊帐卖方直接送货给买方，先发出***及其他货运单据，以后再开帐单。买方与卖方的赊帐安排并没有以书面作出付款***。在这种付款方式中，出口商手上的欠款凭据有限，所以风险较大。 

成本加运费（CFR）
卖方支付将货品运至***目的地的费用，并替出口货品清关。这做法只适用于航运及内陆水运。货品交付运输商后，损失及破损的风险即由买方承担。
运费付至－交货（CPT）
卖方支付将货品运至***目的地的费用，并替出口货品清关。这做法适用于任何一种运输方式。货物交付运输商后，损失及破损的风险即由买方承担。
承兑交单（D/A）
承兑交单是国际贸易常用的一种付款方法。出口商透过托收银行指示代收银行在进口商承兑汇票后，向进口商发放所有权及其他货运文件。出口商将面对进口商不如期结数之风险。
跟单信用证（D/C）
跟单信用证是国际贸易常用的一种付款方法，由买方银行签发，承诺卖方可在符合信用证条款的情况下支取***金额。
付款交单（D/P）
出口商透过托收银行指示位于进口国的代收银行在收款后发放所有权及其他货运文件。
边界交货（DAF）
卖方将备妥的货品运至在毗连***海关关境前的边界***地点，并办理出口清关手续，便算完成交货责任。
完税后交货（DDP）
卖方在进口国***地点提供货品，才算完成交货责任。卖方承担所有风险与费用，包括进口税、其他税项、送货及清关费用。这做法适用于任何一种运输方式。
未完税交货（DDU）
卖方在进口国***地点提供货品，便算完成交货责任。卖方承担将货品运送至该***地点的风险与费用，但不包括进口税、及所有有关税项与及其他***费用。买方须承担办理所有进口海关手续的费用与风险。
目的码头交货（DEQ）
卖方在***的目的地港口码头提供货品并办理清关手续，便算完成交货责任。卖方承担的风险及费用，包括关税、其他税项及送货费用。 
目的港船上交货（DES）
货物未清关前，卖方在***目的地港口的船上交货，便算完成交货责任。
估计到达时间（ETA）
付运货品根据时间表作出之估计抵达目的地的日期与时间。
估计出发时间（ETD）
付运货物根据时间表作出之估计出发日期与时间。
欧盟（EU）
位于欧洲的一个经济贸易组织，包括15个成员国，分别是奥地利、比利时、丹麦、芬兰、法国、德国、希腊、爱尔兰共和国、意大利、卢森堡、荷兰、葡萄牙、西班牙、瑞典及英国。
工厂交货（EXW）
卖方在其厂址向买方提供货品。将货物由卖方厂址送往***目的地所涉及的一切费用及风险，由买方承担。 
船边交货（FAS）
卖方在***的装运港将货品交至船边，即完成交货责任，此后，一切有关货品的风险与费用由买方承担。
货交承运人（FCA）
卖方在***地点将货品交付买方***的运输商及清关，便算完成交货责任。这做法适用于任何一种运输方式。
整箱货（FCL）
整个集装箱／货柜的货品都由一个托运人发运，或由一个收货人接收。
船上交货（FOB）
卖方在***的装运港将货物装船越过船舷，便算完成交货责任，此后，一切有关货品的风险与费用由买方承担。
普及特惠税制度（GSP）
这是发达***为某些发展中***制造的货品提供特惠待遇的关税制度，优惠包括减收关税或免征关税。
分类协调制度（HS）
分类协调制度的编号由世界海关组织制定，作为多种用途的分类方法，可供海关及统计机关、进出口商、运输业及其他与国际贸易有关的人士采用。香港由1992年1月1日开始全面实施协调制度，作贸易报关用途。
国际航空运输协会（IATA）
这国际空运组织旨在促进商业航空服务。
国际商会（ICC）
国际商会是由超过130个***无数商业组织及公司组成的非***机构，代表国际商业社会，旨在促进世界贸易与投资，以及为贸易提供一系列切合实际的服务。
国际贸易术语解释通则（INCOTERMS）
这套国际商业用语是解释贸易术语的统一规则，界定出口商及进口商在国际交易中的权利与义务，例如CIF、FOB、FAS、CFR等。
国际海事危险货品法规（IMDGCode）
这是国际海事组织就管制危险货品作出的建议规定，包括应急程序、危险货品装箱、包装的制造、测试指引等。
信用证（L/C）
信用证即跟单信用证之普遍称谓。
拼箱货（LCL）
集装箱／货柜内的货品由多个托运人发运，或由多个收货人接收。
票汇／信汇／邮汇(MT)
通过邮件，特别是航空邮件进行间划款，以别于电汇。
国际贸易标准分类（SITC）
这是联合国建议的标准，在进行经济分析时用于贸易统计分类，同时用于香港***印制的贸易统计报告。 
二十 国际标准货柜单位（TEU）
这是计算货柜船运载能力的单位，每单位相等于一个二十 货柜。
电汇（TT）
由欠款人之银行通过电报汇款至海外银行。在国际贸易中，欠款人通常指示其银行扣除其***有关款项，以电报形式付款给海外***的人或机构。
跟单信用证统一惯例与实务（UCP）
适用于信用证项下付运货品的国际商会规则。
联合国国际贸易法委员会（UNCITRAL）
该委员会有助于协调及统一国际贸易法，集中处理四个主要的国际贸易范畴：货品销售、付款、商业仲裁及有关货运的法例。

常用贸易文件
3.1进出口贸易常用文件 （进出口贸易常用文件的说明，详见本系列首册丛书《进出口程序》。）3.2进口国的文件要求3.2.1产地来源证(CertificateofOrigin)3.2.2产地来源证表格甲(CertificateofOriginFormA)3.2.3未再加工证明(CertificateofNon-Manipulation)3.2.4植物检疫证(PhytosanitaryCertificate/PlantHealthCertificate)3.2.5检验报告书(ReportofFindings)3.2.6临时免税进口证(ATACarnet)3.3进出口贸易常用各类检验证明书检验证明书是出口国或进口国监管机构签发的文件，用于证明货品已经过查验，无论品质和数量均符合既定的标准。检验证明书可以由***机关、认可实验室、检验机构或出口商自行签发。以下列出各项常用的检验证明书及在港的签发机构。名称 说明
合格证明书CertificateofConformity 此证明书用于证明产品已经过检查和核实，确证符合进口国规定的技术标准，并与预先订明的定义一致。合格证明书由认可的标准检定机构签发。
自由销售证明书CertificateofFreeSale 此证明书用于证明产品在其原产地可以自由营销。若产品是食品或药物，进口国监管当局亦会根据此自由销售证明书，批准该产品在进口国销售。此证明书通常由卫生署签发，经进口国在港的领事馆批署后，方成为合法文件。
品质及数量证明书CertificateofQualityandQuantity 此证明书证明付运的货品无论是数量和品质均符合出口销售合约的规定。此证明书由出口商或受聘的检验机构签发。
熏蒸检验证明书FumigationInspectionCertificate 此证明书证明进口的新鲜园艺产品或装运用的实木包装材料已经过检疫处理，没有受活虫蛀蚀。此证明书由受聘的检验机构签发并须经渔农处签署核证。
卫生证明书／卫生检验证明书HealthCertificate/SanitaryInspectionCertificate 此证明书证明含有动物、蛋类产品、添加剂、可容许除害剂残渣等成份的食品在装运时状况良好，适宜食用。此证明书由渔农处签发。
植物检疫证Phytosantiary(PlantHealth)Certificate 此证明书证明付运的食品如水果、蔬菜、园艺产品等已经过查验，确证没有沾染害虫或植物疾病。此证明书由渔农处签发。
重量证明书WeightCertificate 此证明书证明付运的货品与提单／***／保险证明书上注明的重量一致。付运散装货物时通常要随附此证明书。