|
[color=#008B8B]Введение
Коммерческое письмо — особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов.
Знание языковых норм коммерческого письма и умелое пользование ими в сфере профессиональной деятельности — одно из важных условий повышения эффективности оперативной деятельности внешнеторговых работников.
Глава I.
Оформление коммерческого письма
1. Понятие “коммерческая корреспонденция” и особенности ее оформления
Коммерческая корреспонденция —корреспонденция (переписка), связанная с заключением и выполнением коммерческой сделки.
Коммерческие письма — документы, которые составляются от имени юридического лица и имеют правовую значимость.
Особенности оформления коммерческого письма:
Коммерческое письмо: документ, содержащий официальную информацию (изложение какого-то, желательно, одного вопроса) и надлежащим образом оформлённый, пишется на бланке.
Бланк — лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными частями реквизитов.
Реквизиты коммерческого письма:
Реквизиты — обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.
В соответствии с требованиями раздела 2 ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 года) для коммерческого письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
эмблема организации⑴;
наименование организации⑵;
почтовый и телеграфный адрес⑶;
номер телефона⑷;
номер телекса, абонентского телеграфа, адрес электронной почты, интернет ресурса⑸;
адресат⑹;
индекс документа⑺;
дата⑻;
ссылка на индекс и дату входящего документа⑼;
заголовок к тексту⑽;
текст⑾;
подпись⑿;
отметка о наличии приложения⒀;
отметка о направлении копий в другие адреса⒁;
Допускается включать в бланк реквизит «В своём ответе просьба ссылаться на наш … Nо …». 2. Реквизиты коммерческого письма
Реквизиты 1.2.3.4.5 печатаются типографским способом и располагаются наверху во всю ширину бланка, иногда в его левом или правом углу. Допускается размещение реквизитов 3.4.5 над нижним полем бланка.
Наименование организации (реквизит 2) — полное наименование организации, от имени которой осуществляется подготовка и оформление письма, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Наименование организации на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.
Адресат (реквизит 6) — наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы или адрес лица, которому направляется письмо).
При направлении письма организации указывается наименование организации в именительном падеже. Например:
Торговое представительство РФ в Республике Куба
При направлении письма должностному лицу организации указывается должность и фамилия лица в дательном падеже, наименование организации — в именительном падеже. Слова господин, господину передаются сокращенно г., г-ну, инициалы и фамилия полностью. Например:
Торговое представительство РФ в Республике Куба
Г-ну Н. И. Коробову
Генеральному директору
Объединение «Проммышэкспорт»
г-ну А. Ф. Звереву
Индекс документа (реквизит 7) — номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей, последняя часть — порядковый номер исходящего письма. Например:
Nо 02-54-177
Nо 756321
Индекс ставится свободно, чаще в правом углу бланка под заголовком письма.
Дата (реквизит 8) — дата подписания документа. Допускаются два способа оформления даты — полный и сокращённый. Например:
19 декабря 2004 г. ; 19.12.2004
12 апреля 03 г. ; 12.04.03
Рекомендуется сокращённый способ оформления дату коммерческого письма. Дата обозначается арабскими цифрами, через две позиции, разделёнными точками. В конце даты точка не ставится.
Если число или месяц обозначаются одной цифрой (одна позиция), перед ней ставится нуль. Например:
09.12.2004
15.03.2004
08.03.2004
Ссылка на индекс и дату входящего документа (реквизит 9) — номер и дата письма, на которое пишется ответ, ставятся ниже индекса и даты входящего документа.
Слова наш, ваш употреблять не рекомендуется. Например:
На Nо 0208/392 от 07.06.2004
На Nо 49817/649 от 27.11.2004
Заголовок к тексту (реквизит 10) — указание на содержание письма, выражается формой предложного падежа с предлогом о, иногда употребляется предлог касательно кас., выделять заголовок в кавычки не рекомендуется. Например:
О контракте Nо 756321 от … г.
О наряде Nо 02-54-177 от … г.
Кас. запроса на учебные фильмы для изучения китайского языка
Текст (реквизит 11) — это содержание письма.
Начинается и кончается текст письма общепринятой стандартной формулой вежливости.
В начале текста письма — вступительное обращение, помещается на левой стороне бланка , ниже заголовка в тексту. После вступительного обращения ставится восклицательный знак или запятая. Например:
Уважаемые господа!
Уважаемый господин!
Уважаемый директор господин Ху,
Уважаемый профессор Петров!
Многоуважаемый министр Питерсон!
Глубокоуважаемая мадам Буше,
Достопочтенная госпожа Кузнецова!
В конце текста письма — заключительная формула вежливости, помещается на правой стороне бланка, в конце основного текста письма. После заключительной формулы вежливости ставится запятая или знак не ставится. Например:
С уважением,
С уважением
С почтением
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Новая мысль в письме должна начинаться с отступом в 5 знаков от границы левого поля.
В письмах, текст которых печатают на нескольких листах, второй и последующие листы нумеруются.
Текст письма печатают только на одной лицевой стороне бланка.
В начале письма не рекомендуется употреблять слово '' Настоящим сообщаем, что … '', а употреблять '' Сообщаем, что … ''.
При употреблении в тексте письма местоимений рекомендуется употреблять:
Вы, Вас, Вам, Ваш, Ваши — с прописных букв;
Мы, нас, нам, нами, наш, наши — со строчных букв.
При употреблении в тексте письма числительных (кроме денежных документов) рекомендуется обозначать их цифрами. В денежных документах — цифрами и в скобках прописью. Например:
125 / сто двадцать пять / рублей
376 / триста семьдесят шесть / копеек
При обозначении количества товара после числительных слова штук, штуки не употребляются. Например:
15 станков (а не 15 штук станка)
22 мотора (а не 22 штуки мотора)
При употреблении сложных прилагательных, образованных из числительных и существительных, допускаются варианты написания : слитное, или с цифровым обозначением числительного. Например:
Восьмидневный срок или 8-дневный срок
При использовании в тексте письма сокращений рекомендуется употреблять только общепринятые сокращения. Например:
В/О — внешнеторговое объединение
ВАК — Внешнеторговая арбитражная комиссия
МАК — Морская арбитражная комиссия
ОТК — отдел технического контроля
Подпись (реквизит 12) — обязательный реквизит письма, в состав которого должны входить подпись и её расшифровка, состоящая из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, или наименование организации-отправителя, ставится в правой стороне листа 2-4 межстрочными интервалами ниже последней строки текста (заключительной формулы вежливости).
Письмо подписывается уполномоченными на то лицами. Наименование организации, должности лица печатается на машинке, подпись лица пишется от руки чернилами, расшифровка подписи лица — на машинке.
Наименование организации должно совпадать с названием, напечатанным типографским способом на бланке, в заголовке письма.
Если письмо адресуется к организации, под текстом письма ставится подпись организации (может быть и подпись лица с указанием должности). Если письмо адресуется лицу, то подпись лица обязательна.
Если письмо подписывается двумя лицами, то старший по должности подписывается слева, младший — справа.
Отдельные строчки в подписи запятыми не разделяются.
Если подпись лица партнёру хорошо известна, то допускается отсутствие расшифровки подписи лица, что довольно часто имеет место на практике в переписке между внешнеторговыми организациями.
Отметка о наличии приложения (реквизит 13)
Если к письму прилагаются какие-либо документы, то отметку о наличии приложения печатают в левом нижнем углу бланка 2-4 межстрочными интервалами и левом нижнем углу бланка, ниже последней строки подписи.
Отметка о приложении должна содержать название прилагаемых документов с указанием количества листов и экземпляров каждого из них. Например:
Приложение: Заказ Nо 145 в 2-х экземплярах.
Приложение: Подтверждённый заказ Nо 145 в одном экземпляре.
Приложение: 1. Железнодорожная накладная Nо 349/56.
2. Коммерческий акт Nо 021244/2810.
3. Спецификация.
Приложение: Контракт Nо 35-09/4352
в двух экземплярах..
Приложение: акт экспертизы Nо 425.
Приложение: по описи
Приложение: 1 лист
Приложение: на 5 листах в 3 экземплярах
Если в письме прилагается один документ, упомянутый в тексте, то в отметке о приложении его название не указывают.
В этом случае отметка о приложении делается по схеме:
Приложение: на … л. в … экз. (в предложном падеже)
Отметка о направлении копий в другие адреса (реквизит 14)
Отметка о направлении копий в другие адреса проставляется в левой части листа 2-4 межстрочными интервалами ниже последней строки подписи или отметки о приложении. Например:
Копия: Торгпредство Российской Федерации
в КНР, г. Пекин
Копия: Торгпредство РФ в Куба
Глава II.
Образцы коммерческих корреспонденций
1. Простые коммерческие письма
1) Письма–просьбы
Образцы писем–просьб
а) Просьба об отправке информационных материалов:
Уважаемый директор …!
Обращаемся к Вам с просьбой прислать нам список товаров народного потребления, которым Вы интересуетесь, и мы с удовольствием сообщим Вам наши цены.
С уважением
Директор …
… г.
б) Просьба о переводе денег:
Уважаемые господа!
В связи с нашим разговором по телефону сегодня мы хотели бы подтвердить Ваше намерение перевести нам сумму, эквивалентную … долларам США в евро.
Мы просим Вас перевести эту сумму по телеграфу на наш счёт в Дойчс Банке.
В случае, если у Вас возникнут вопросы, просим связаться с нами.
С уважением
Директор …
… г. 2) Письма–сообщения
Образцы писем–сообщений
а)
Уважаемый гендиректор господин Ху!
В ответ на Ваш телефакс от 04.07.03 г. сообщаем, что задержка в отгрузке экскаваторов произошла ввиду возникших трудностей в производстве этого товара.
Принимаем меры к скорейшей поставке товара и полагаем, что сможем отгрузить товар в срок до 31.08.2003 года.
С уважением,
Директор Чебоксарского завода
Подъёмно-транспортного оборудования
06.07.03 г. / подпись /
б)
Об отгрузке по контракту Nо … Уважаемые господа!
Сообщаем (Извещаем) Вас, что мы отгрузили на теплоход «…», выходящий из порта Осака в порт Находка в конце августа / 20-25 / 200…г. нижеупомянутые товары. В приложении мы высылаем следующие документы, отмеченные «Х», не подлежащие передаче:
«Х» накладная, «Х» упаковочный лист, «Х» ведомость затрат,
«Х» сертификат качества, «Х» копия коносамента.
С уважением
/ подпись / 3) Письма–приглашения
Образцы писем–приглашений
а)
К кNок к Генеральному директору компании
Нак кот к к по экономическому и техническому
сотрудничеству господину …!
В соответствии с предварительной договорённостью приглашаем делегацию Вашей компании по торговле в составе 7 человек в Киев во второй половине сентября для заключения контракта о торговле по тракторам.
Срок прибытия и состав делегации просим предварительно сообщить.
С уважением
Президент концерна «НГП»
б) Приглашение к участию в выставке (вариант для циркулярной рассылки приглашений)
Приглашение
Организационный комитет и АО '' Экспоцентр '' ТПП России приглашает Вас посетить международную выставку '' Технология-2003 ''
Выставка работает с 8 по 16 февраля 2003 г.
ежедневно с 8 до 18 часов в павильоне N 2
выставочного комплекса на Красной Пресне.
Проезд: ст. метро Краснопресненская, далее
автобус Nо 609 или маршрутное такси до остановки '' Выставочный комплекс ''. 4) Письма–благодарности
Образцы писем–благодарностей
а)
Уважаемый директор …!
Благодарим Вас за Ваше письмо от 5 октября с. г.
Мы приняли к сведению, что товары по нашему заказу Nо 2639 будут отгружены в срок. С уважением
Директор …
… г.
б)
Уважаемые господа,
Мы благодарим Вас за запрос от 15.04.2003 г. на поставку пельменных аппаратов.
В настоящее время мы рассматриваем вопрос возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.
Наше решение мы сообщим Вам в ближайшее время.
С уважением
Тяньцзинская компания
по внешней торговле
05.05.2003 г. / печать / 5) Сопроводительные письма
Образцы сопроводительных писем
а)
12.04.03 Nо 75-221/170
на Nо 03-628/525 от 07.04.03
О контракте Nо35-09/43522
Уважаемые господа!
В приложении к настоящему письму направляем Вам подписанный нами контракт Nо 35-09/43522 в двух экземплярах.
Просим Вас подписать оба экземпляра данного контракта и один из них как можно скорее выслать обратно в наш адрес.
Благодарим Вас заранее.
С уважением
Московский торговый комплекс
/ печать / Приложение: контракт Nо 35-09/43522
В двух экземплярах.
Почтовый адрес: Телефон: Телефакс:
РФ, 121200 Москва, 245-11-92 245-77-32
Ленинский проспект, 86 E-mail: officel@ *域名隐藏*
б)
В Вашем ответе просим ссылаться на наш Nо 08-242
Дата: 15 февраля 2004 г.
В дополнении к нашему письму Nо 08-242 от 15.02.2004 г. направляем Вам проспекты, инструкцию по эксплуатации и другую техническую документацию на …
Получение просим подтвердить
Приложение: на … листах
От имени АО '' Трактороэкспорт ''
Директор фирмы:
АО '' Трактороэкспорт '' 6) Письма–подтверждения
Образцы писем–подтверждений
а)
Уважаемый г. …!
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа и приступим к его исполнению.
С уважением
Директор …
… г.
б)
Уважаемые господа !
С благодарностью подтверждаем получение Вашего факса с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы уже направили нашим заказчикам на рассмотрение.
В случае проявление ими интереса к продукции Вашей фирмы мы дополнительно свяжемся с Вами.
С уважением
Северо-Китайская компания
16.02.2004 г. Сельхозмашин, Китай
/ печать / 2. Особые коммерческие письма
1) Запрос
Образец запроса
ИНДЖЕРСОУ-РЭНД КО.ЛТД.
г. Лондон
О запросе предложения на
Запасные части. Уважаемые господа!
Просим Вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с полагаемой спецификацией.
В предложении просим Вас указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и вес по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки и куб. метрах.
Просим также указать отдельно, стоимость упаковки и транспортировки.
Просим Вам сообщить, по-возможности, более точную дату высылки Вашего предложения в наш адрес.
В случае, если Вы по каким-либо причинам не сможете разработать предложение, мы будем Вам признательны за ваше сообщение об этом в максимально короткий срок обратной почтой.
Заранее благодарим Вас.
С уважением
АО '' Машиноимпорт '' Приложение: упомянутое на 4 листах
(При ответе просим ссылаться на наш номер) 2) Предложение (Оферта)
Образец предложения
Твёрдая оферта
Срок действия предложения — 30 дней со дня отправки Директору
кондитерской фабрики«Волжанка»
Е. Е. Юхновской Уважаемая Елена Елистратовна!
Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием к нашему предыдущему посланию.
Акционерное общество закрытого типа «Южсахар» делает Вам предложение (оферту) о поставке сахар-песка на следующих условиях.
1. Количество — от 10 тонн.
2. Качество — соответствующее требованиям ОСТ 5682.
3. Упаковка — п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автоперевозки.
4. Условия поставки — доставка ж/д транспорта (фрахт) или нашим автотранспортом.
5. Цена — 11100 руб. за тонну.
6. Срок поставки — в течение 3 дней с момента получения подтверждения об оплате.
7. Условия оплаты — 100%-ная предоплата.
8. Дополнительные условия — возврат тары (контейнеров), являющейся собственностью поставщика или перевозчика.
Будем благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу данного предложения.
С уважением,
Директор АОЗТ «Южсахар»
С. С. Рыкин 3) Заказ
Образец заказа
ЗАКАЗ Nок
На основании нашей договорённости, достигнутой 12 июня с.г., и в соответствии с Протоколом о взаимных поставках товаров на … г. заказываем Вам:
Предмет заказа 1000 / тысяча / радиоприёмников типа «Космос», согласно Вашему каталогу на 1992 г.
Цена. Шв. Фр.… / прописью / за один радиоприёмник. Цена понимается франко-вагон … граница, включая стоимость экспортной упаковки.
Общая стоимость всей партии радиоприёмников составляет Шв. Фр.… / прописью /.
Сроки поставки. Радиоприёмники должны быть поставлены в течение Ⅲ квартала … г. приблизительно равными месячными партиями.
Условия платежа. Платёж производится в форме инкассо с немедленной оплатой против представления следующих товарных документов:
счёта в 3-х экземплярах,
дубликата железнодорожной накладной,
сертификата качества товара.
В остальном действуют ОУБ СЭВ 1968/1975 гг. в редакции 1979 г.
Продавец Покупатель
/ подпись / / подпись /
4) Рекламация (Претензия)
Образец рекламации
Уважаемые товарищи!
При этом направляем Вам рекламацию на мужские ветровки, отгруженные Вами в вагоне Nо по железнодорожной накладной Nо в счёт контракта Nо .
При проверке обнаружены ветровки без подстёжки из искусственного меха. Это не соответствует условиям контракта. Ныне наш заказчик отказался принять указанный товар и требует возвратить его поставщику.
Просим Вас в возможно короткий срок заменить эти ветровки новыми или произвести их уценку на 60% стоимости.
В ожидании Вашего ответа.
С уважением
Генеральное представительство
ВО '' Технопромэкспорт '' в КНР 5) Контракт
Обрезец контракта купли-продажи
Контракт
номер контракта:
место подписания:
время подписания:
ПРОДАВЕЦ: ПОКУПАТЕЛЬ: АДРЕС: АДРЕС: ТЕЛЕФОН: ТЕЛЕФОН: ТЕЛЕФАКС: ТЕЛЕФАКС:
Путём дружественного согласования Продавец и Покупатель согласились заключить нижеследующие статьи и условия настоящего контракта:
(1) НАИМЕНОВАНИЕ ТОВАРА (2) СПЕЦИФИКАЦИЯ/ КАЧЕСТВА (3) ЕДИНИЦА
(4) КОЛИЧЕСТВО (5) ЦЕНА ЗА ЕДИНИЦУ (6) ОБЩАЯ СУММА В пределах до 3%больше или меньше
(7) Общая сумма контракта:
(8) Цена:
Цены за проданные товары по настоящему контракту устанавливаются в швейцарских франках или американских долларах и понимаются как франко-вагон граница страны Продавца или франко-судно в назначенном Продавцом порту и включают стоимость упаковки. Цены на товары в весовом выражении понимаются как практический вес нетто одной тонны и включают стоимость упаковки.
(9) Упаковка:
Все виды упаковки товаров должны обеспечивать защиту от влаги, дождя, ржавления и сотрясения и приспособлены к комбинированным перевозкам. Все повреждения и убытки, вызванные плохой упаковкой, берёт на себя Продавец.
(10) Маркировка:
(11) Срок поставки:
(12) Отгрузочные документы:
При отгрузке товара Продавец обязан приложить к железнодорожной накладной или накладной комбинированных перевозок следующие товаросопроводительные документы: /1/ Спецификации в 2 экз; /2/ Сертификат о качестве в 1 экз; /3/ Упаковочный лист в 1 экз.
Продавец обязан в течение 7 дней с даты отгрузки товара телефаксом сообщить Покупателю следующие данные: номер контракта, наименование товара, количество мест, дата отгрузки, номер вагона и судна, номер накладной и грузополучатель.
(13) Проверка:
Перед отгрузкой товара Продавец должен сделать заявление о проверке качества, артикула, количества, веса, вида упаковки, а также их соответствия требованиям безопасности и санитарным нормам инспекционными управлениями, является неотделимой частью документов передачи товара.
(14) Платёж:
Платёж за поставляемые по настоящему контракту товары производится в порядке, зафиксированном обеими сторонами в письменной форме.
(15) Другие условия:
Во всём, что не предусмотрено настоящим контрактом, стороны руководствуются '' Общими условиями поставок товаров из КНР в СССР и из СССР в КНР '' от 13 марта 1990 г.
Настоящий контракт составлен в 2 экземплярах на русском и китайском языках. Оба текста имеют одинаковую силу.
(16) Порт отгрузки: (17) Порт назначения:
Грузоотправитель: Грузополучатель: Станция отправления: Cтанция назначения: Вышеуказанные статьи и условия согласованы обеими сторонами и подписаны нижеследующие:
Покупатель: Продавец: Дата: Дата: Подпись: Подпись:
Заключение Отличительной особенностью коммерческой корреспонденции является стиль изложения его содержания. Этот стиль известный ныне как официально-деловой, представляет с собой функциональную разновидность русского языка и предназначен для использования в процессе управления организацией, в том числе и посредством письменной деловой коммуникации (переписки).
Специфическими чертами официально-делового стиля является:
1) подчёркнутая официальность и деловитость, находящая своё выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами — служебной субординации — и соблюдении стандартных правил оформления корреспонденции;
2) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности в данном случае — отправителей и получателей корреспонденции;
3) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования при подготовлен корреспонденции;
4) тематическая ограниченность коммерческой корреспонденции, в которой, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
5) лексическое и композиционное единообразие содержания корреспонденции;
6) исключительно нейтральный тон изложения корреспонденции;
7) точность и внятность изложения, исключающие назначение или двоякое толкование содержания корреспонденции;
8) лагоничность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Исходя из специфики официально-делового стиля, при подготовке содержания коммерческой корреспонденции рекомендуется:
1) излагать суть дела преимущественно простыми короткими предложениями — которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;
2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
3) употреблять термины в их общепринятом, однообразном для познания толкования — и всякий раз безошибочно определяя, где применение термина является совершенно необходимым, а где — будет воспринято адресатом как “заимствование”;
4) отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении — подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.
5) не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Точно так же следует остерегаться включения в текст различных неологизмов, профессионального жаргона и т. п.;
6) отказываться от лишних слов не вносящих ничего нового в существо изложения;
7) избегать неоправданного употребления иностранных слов;
8) использовать сказуемые либо в повествовательном, либо в повелительном наклонении.
Литература 1. Демидова А. К. Смирнов Э. А. Русская коммерческая корреспонденция М., Рус. яз., 1985.
2. Лавров В. А. Внешнеэкономические связи (Сборник типовых контрактов). М., Фонд народной дипломатии, фирма «ИНТЕРСИТМА», 1990.
3. Деловая переписка с иностранными фирмами (Практическое пособие), Рекламно-издательский дом в Москве, «ИМИДЖ», 1991.
4. 丛亚平 《俄汉外贸谈判必备》 外语教学与研究出版社, 1995。
5. 李维颐 《实用商贸俄语》 天津大学出版社, 2004。
6. 王汉民 《俄语对外经贸文牍》 对外经济贸易大学出版社, 1998。 [/size][/color][/color] 本文章2006-06-22 16:56:13由jll-835进行编辑!!
|
[2006年 6月22日 16 : 56]
日 历 calendar