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  ·电子邮件免责声明技巧


      
  本页介绍一些如何提高公司电邮免责声明效果的一些技巧, 提供几个免责声明样板。Policy Patrol 适用于 Exchange 2003, Exchange 2000, Exchange 5。5, Lotus Notes/Domino 以及其它任何 SMTP 邮件侍服器。

使用机密文件头
对敏感性电邮, 如财务和人事部门发出的邮件, 最好给收件人加机密信头 。在免责声明使用收件人姓名和电邮地址合并即可。机密提示应在电邮之首,因为这是收件人最先阅读的部份。把提示放在信尾意味着收件人先阅读邮件,然后才发现自己不该阅读这份邮件。

每个部门加不同的免责声明
每个部门用不同的免责声明,因为 每个部门面临的问题不同。例如,销售部门需要注明所有报价只在30天内有效,公司的付款条件适合所有订单。如果是秘书部, 可能要注明,发寄件人只是为经理发信,经理必须确认任何协议 (最好报上经理大名,和用合并字段输入名字)。另一方面, 财务人事部门的邮件多有机密性质,因此需要强调机密性。

在内部邮件中加上免责声明
在内部邮件加免责声明也很重要,因为许多官司也是因为攻击性邮件的内部传播而起。内部免则声明应与外有别, 因为针对的问题不同。例如,内部邮件在病毒和合同问题上关系不太大, 但是机密性和员工法律责任是免责声明所要强调的。你可创建一份通用免责声明,附于每个内部邮件,你也可以根据用户/部门创建。比如,帮助服务台的免责声明和人事部的免责声明就会大相径庭。

必要时用个人免责声明
某些用户,如主任和管理员, 根据工作性质不同可以要求使用个人免责声明。比如,这些用户可能声明他们的意见只代表作者,而不代表公司, 除次之外, 经常发送附件的用户需要电邮传播病毒的警告。

公司口号或信息
您可把公司口号加在电邮中。口号或信息可以固定,也可定期更改。比如, 在信头或信尾可以加入以下 信息:

最新产品 
活动预告 
促销活动 
公司新闻 
客户提醒 
当然这些信息可以因部门和内外有别。如果你启用了多种附前/附后的免责声明, 就可以确定几个统一和个别用户的页眉页脚。确定免责声明的顺序后, 你仍然可以在不断变化的口号上下添加免责声明。这样调整免责声明节省了每次口号变化时都要改变声明的时间。

置前置后免责声明
根据电邮的敏感程度, 你可选择把免责声明置前或置后。敏感性电邮声明最好置前, 普通电邮最好置后。如果需要签名, 最好是置于最新的正文之后。 

电子邮件免责声明例文:
本电子邮件及转载的任何文件都属绝密文件,并且仅供标明地址的个人或团体使用。如果您收到的电子邮件存在错误,请通知本公司,删除全部原始信息(包括任何原始信息的备份),并且禁止散布或分发全部或部分原始信息。本公司不担保本电子邮件中信息的准确性、适当性或完整性,并且对此产生的任何错误或疏忽不承担任何责任。在正式协议签订以前,这里提到的任何参考术语、与主题相关的情形以及随后的电子邮件中的谈判,都将严格“遵守合同”。接收方应在接收电子邮件或任何附件时检查有无病毒。本公司对由于转载本电子邮件而引发病毒产生的任何损坏不承担任何责任。                  来自Maple-tree网站

灵格斯全文翻译:
Reproduced in this e-mail and any files are considered top-secret documents, and only indicate the address of individuals or groups. If you receive an e-mail there is an error, please notify the Company, delete all the original information (including any backup of the original information), and the prohibition of the dissemination or distribution of all or part of the original information. The Company does not guarantee the accuracy of the information in this e-mail, adequacy, or completeness, and this produces any error or omission does not bear any responsibility. The formal agreement was signed prior to any reference to the term mentioned here, and the circumstances relevant to the subject and subsequent e-mail in the negotiations will be strictly "comply with the contract." The receiver should be receiving an e-mail or any attachment, check for viruses. The company reproduced this e-mail because of the virus caused any damage resulting from not bear any responsibility.

来自客户的邮件(公司名改成自己的公司):
This e-mail is intended only for the addressee named above. As this e-mail may contain confidential or privileged information, please advise us immediately if you are not the named addressee or the person responsible for delivering the message to the named addressee and delete all copies from your system. The contents should not be disclosed to any other person nor copies taken. If the content of this email or attachment is personal or unconnected with our business, (YOUR OWN COMPANY)accepts no liability or responsibility for it.Please also note that we make every effort to keep our network free from viruses and this email has been scanned accordingly. (YOUR OWN COMPANY) accepts no responsibility for viruses once an email has been transmitted.


来自客户的邮件:
Disclaimer: The information in this message is confidential and may be legally privileged. It is intended solely for the addressee. Access to this message by another person is not permitted. If you are not the intended recipient, any disclosure, copying, distribution or any action taken or omitted to be taken in reliance on it, is prohibited and may be unlawful. If you have received this e-mail by mistake, please e-mail the sender by replying to this message, and deleting the original and any printout thereof. 
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[2009年 12月21日 10 : 42]      评论:[4] | 浏览:[9134]
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