无纸化办公≠现代化？

作者：wissEB299A235AF3

     朋友老张所在的咨询公司，经过5年的扩张，先后在上海、广州、深圳、成都设立了分公司。为了解决文档管理问题，公司采纳了老张的建议，在每个分公司中增加了一名文档管理员，同时在公司章程中详细地规定了文档操作的流程，每个员工对自己负责的文档具有相应的保管责任，出了问题就能明确责任人。 
    然而一段时间下来，这套文档管理方式的收效并不理想。采用专职的文档管理员，在增加人工成本的同时，并不能***万无一失，而且文档管理员下班之后也不能应急。 
    事实上，目前企业的文档管理，已成为很多企业头疼的问题。随着电脑普及而兴起的现代无纸化办公，其文档管理的手段却无法"现代"。 
    当然有人会说了，利用电脑对文档的管理还能不先进吗？以前找个文件，你得翻箱倒柜，现在随便一搜索就能找到；以前你的"文件夹"是厚厚的一本，还装不了多少东西，现在你的"文件夹"不到指甲大小的图标，打开却什么都有。而且分门别类更方便，找起来就更容易了。 
    话是没错！不过大家别忘了，现代化办公特点是协作式，一份文档，在Mail来Mail去、Q来Q往、你改过来他添一段之后，分化出来的不同版本文档又是满天飞。同时，还有文档权限的问题，企业文档是企业资产，为保障资产不流失，在"谁能看谁不能看"的问题上，企业总会需要相应的限制。如果都采用老张的"专职方式"，估计负责管理文档的工作人员将成为竞争对手的首要目标。 
    因文档管理的漏洞与失误造成损失的案例，媒体也有很多的相关报道，大家也是耳熟能详。国内的企业文档管理手段确实亟待提高。事实上，目前已经有相关企业意识到问题的严重性及随之而来的商机。据悉，他们将通过创意的管理平台辅以实用的技术手段，帮助企业在日常经营活动中高效专业地对文档进行管理。 
    正如老张听到这个消息时所说，让专业的解决方案来得更快一些吧！ 
    关键词：文档协同 文档资产 文档管理软件 文档全文检索